Comment reprendre mes clients, mes articles et mes chantiers quand je change de logiciel de gestion du bâtiment ? Les clients, fournisseurs et articles se reprennent le plus souvent par import de fichiers nettoyés. Les chantiers en cours se traitent au cas par cas, et l’historique reste à conserver à part. Hors migration au sein d’une même gamme, nous n’avons pas trouvé d’éditeur annonçant une reprise automatique et complète depuis un autre logiciel. Près de Lyon, à Rillieux-la-Pape, APE Logiciel prépare, teste et contrôle cette reprise pour les entreprises de Lyon et sa métropole, au 04 72 10 09 79.
La peur de « tout ressaisir » retient bien des entreprises sur un outil qui ne leur convient plus. Dans les faits, tout ne mérite pas le même traitement : certaines données passent bien par fichier, d’autres se terminent dans l’ancien logiciel, d’autres encore s’archivent. Le travail consiste à décider, donnée par donnée, avant d’ouvrir le nouvel outil.
Quelles données peut-on reprendre, et comment ?
Ce tableau donne notre grille de lecture. Elle s’ajuste selon le logiciel de départ, le logiciel d’arrivée et l’état de vos fichiers.
| Donnée | Traitement habituel | Point à contrôler |
|---|---|---|
| Clients, prospects, fournisseurs | Import de fichier | Doublons, adresses multiples, SIREN des clients professionnels |
| Articles et fournitures | Import de fichier | Familles, unités, taux de TVA, prix d’achat et de vente |
| Ouvrages et bibliothèques | Import si le format le permet, sinon reconstruction des ouvrages utiles | Composition, temps de main-d’œuvre, déboursés |
| Tarifs fournisseurs | Nouvelle intégration à partir du tarif en vigueur | Date du tarif, remises négociées |
| Chantiers en cours | Fin dans l’ancien outil, ou reprise du seul reste à facturer | Cumul des situations, acomptes, retenue de garantie |
| Factures et devis clos | Archivage consultable | Lisibilité dans la durée, classement par exercice |
| Comptabilité | Bascule après arbitrage avec l’expert-comptable | Date de bascule, comptes auxiliaires, journaux |
Que documentent les éditeurs ?
Les éditeurs décrivent des fonctions d’import ou de migration, avec des limites qu’il faut lire de près. Voici ce que nous avons trouvé sur leurs sites officiels au 2 novembre 2026.
| Logiciel d’arrivée | Ce que l’éditeur indique | Ce que cela ne dit pas |
|---|---|---|
| Weebati | Import de fichiers clients, fournisseurs, prospects, articles et bibliothèques en Excel ou CSV ; pour les tiers, un import par catégorie avec correspondance des colonnes | La reprise des chantiers en cours |
| Sage Batigest Connect | Depuis Batigest i7, un outil de migration fourni par Sage, détaillé dans notre guide de migration | La reprise depuis un logiciel d’un autre éditeur : point à étudier avant de s’engager |
| Codial | Une « fonction d’import/export de données » dans les versions PME et Entreprise, selon le tableau de l’éditeur | Les formats de départ acceptés et la reprise des pièces commerciales |
| CodialWeb | Une évolution vers une version supérieure « sans perte de données », selon la page produit | L’import depuis un logiciel d’un autre éditeur |
| EBP Gestion Commerciale | Un import de données par fichier, avec l’ordre des champs à respecter et une sauvegarde préalable recommandée | La conversion automatique d’un fichier venu d’un autre logiciel |
Un import remplit des champs : il ne devine pas ce que signifiaient vos codes dans l’ancien outil. Mieux vaut donc tester sur un petit lot, sur un dossier d’essai, et se méfier de toute promesse de bascule « en un clic » que l’éditeur lui-même n’annonce pas.
Comment préparer la reprise ?
- Sauvegarder l’ancien logiciel et vérifier que la copie se restaure.
- Dresser l’inventaire : nombre de clients, d’articles, d’ouvrages et de chantiers ouverts.
- Exporter ce qui peut l’être, puis ouvrir les fichiers pour voir ce qu’ils contiennent réellement.
- Trier avant de transférer : fiches en double, articles sans mouvement depuis des années, codes incohérents. Inutile d’importer ce qui ne servira plus.
- Établir la correspondance des champs entre l’ancien et le nouvel outil, y compris les taux de TVA et les conditions de règlement.
- Importer un lot d’essai sur un dossier de test, et corriger le fichier plutôt que le résultat.
- Refaire un devis réel dans le nouvel outil et comparer le prix de revient et le prix de vente avec l’ancien.
- Fixer la date de bascule, et prévoir la formation sur vos propres données.
Avant de valider la reprise, contrôlez ces cinq points :
- Le nombre de fiches importées correspond à celui du fichier nettoyé.
- Vos dix plus gros clients sont complets, adresses de chantier comprises.
- Vos ouvrages les plus chiffrés redonnent le bon prix.
- Vos modèles de devis, situations et factures portent les bonnes mentions.
- Le transfert vers la comptabilité a été testé avec votre expert-comptable.
Que faire des chantiers en cours ?
C’est le point le plus délicat, car une situation de travaux dépend des précédentes : avancement, cumul déjà facturé, acomptes à déduire, retenue de garantie à suivre. Deux voies existent, et nous les combinons souvent.
Quand terminer dans l’ancien logiciel ?
Cette voie convient aux chantiers proches de la fin. Le suivi reste cohérent, mais il faut garder l’ancien outil accessible, et accepter deux logiciels pendant quelque temps.
Quand ouvrir le chantier dans le nouveau logiciel ?
Cette voie convient aux chantiers longs. On y reporte le marché, le cumul déjà facturé, les acomptes et la retenue en cours, puis on contrôle le décompte sur une situation avant de l’envoyer au client. La ressaisie reste limitée, mais elle demande une personne qui connaît le dossier.
Dans les deux cas, choisissez une date de bascule éloignée de vos clôtures et de vos gros envois de situations. Vérifiez aussi la numérotation avec votre expert-comptable : chaque facture doit porter un numéro unique, « basé sur une séquence chronologique et continue », selon Service Public Entreprendre.
Que garder de l’ancien logiciel ?
Changer d’outil ne met pas fin aux obligations de conservation. D’après Service Public Entreprendre, les livres comptables et les pièces justificatives, factures comprises, se conservent 10 ans à partir de la clôture de l’exercice, et les documents fiscaux 6 ans en règle générale. Avant la fin d’une licence ou d’un abonnement, assurez-vous donc de pouvoir encore consulter vos pièces :
- un export des factures et des avoirs, classé par exercice, puis contrôlé ;
- une sauvegarde complète, conservée avec le moyen de la relire ;
- pour la comptabilité, le fichier des écritures comptables, dont l’administration peut demander la copie lors d’un contrôle (BOFiP) : voyez avec votre expert-comptable.
Quel lien avec la facture électronique ?
Une reprise bien faite prépare aussi la réforme. Le numéro SIREN du client professionnel fait partie des nouvelles mentions : autant le compléter pendant le nettoyage des fiches. Vérifiez également que le nouveau logiciel fonctionne avec votre plateforme agréée, ou s’il faut en désigner une autre. Notre article logiciel par logiciel fait le point sur ce que chaque éditeur annonce.
Qui peut s’en charger près de Lyon ?
APE Logiciel, à Rillieux-la-Pape, revend Codial, CodialWeb, Sage Batigest Connect, Sage 50, EBP et Weebati, et installe ces logiciels pour les entreprises de Lyon et sa métropole. Nous regardons d’abord vos fichiers, puis nous disons ce qui peut être repris, ce qui devra être ressaisi et ce qui restera à archiver. Le périmètre figure dans le devis, poste par poste, comme nous l’expliquons dans notre article sur le prix d’un logiciel de gestion BTP. Si l’obstacle vient plutôt d’un revendeur injoignable, lisez notre guide sur la reprise du support : changer de revendeur n’impose pas de changer de logiciel. Pour le serveur et les sauvegardes, APE Conseil prend le relais.
Questions fréquentes
Peut-on reprendre automatiquement toutes ses données dans un nouveau logiciel de gestion ?
Rarement toutes. Les fiches clients et articles passent en général par import de fichiers, après nettoyage. Les outils de migration annoncés concernent surtout une même gamme, comme Batigest i7 vers Batigest Connect selon Sage. Pour le reste, seul un essai sur vos fichiers donne une réponse fiable.
Faut-il reprendre tout l’historique des factures ?
Pas forcément dans le nouveau logiciel. L’essentiel est de pouvoir consulter les pièces pendant toute la durée de conservation : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice pour les pièces justificatives, selon Service Public Entreprendre. Un archivage classé et contrôlé suffit souvent, à valider avec votre expert-comptable.
Comment gérer une situation de travaux en cours pendant le changement ?
Terminez le chantier dans l’ancien logiciel s’il est proche de la fin. Sinon, ouvrez-le dans le nouveau en reportant le marché, le cumul facturé, les acomptes et la retenue de garantie, puis contrôlez le décompte avant envoi. Évitez une bascule en pleine période de situations.
Mes bibliothèques d’ouvrages seront-elles reprises ?
Cela dépend du format de départ et du logiciel d’arrivée. Weebati annonce par exemple un import de bibliothèques en Excel ou CSV. Les ouvrages composés demandent un contrôle : composition, temps et déboursés. Il est souvent plus juste de refaire les ouvrages vraiment utilisés que de tout transférer.
Qui peut reprendre mes données près de Lyon ?
APE Logiciel, à Rillieux-la-Pape, étudie vos fichiers, teste un import et contrôle le résultat avec vous lorsque vous passez à Codial, CodialWeb, Sage Batigest Connect, Sage 50, EBP ou Weebati. Le périmètre de la reprise est précisé dans le devis. Contact : 04 72 10 09 79.
Faites étudier vos fichiers avant de décider
Avant de changer de logiciel, sachez ce qui peut être repris : l’équipe APE Logiciel, à Rillieux-la-Pape près de Lyon, regarde vos fichiers clients, articles et chantiers, puis vous dit ce qui passe et ce qui devra être ressaisi. Contactez-nous ou appelez le 04 72 10 09 79.
Sources (consultées le 2 novembre 2026) : fonctionnalités de Weebati ; documentation Weebati ; Sage ; Codial ; CodialWeb ; support EBP ; durées de conservation ; mentions des factures ; BOFiP, fichier des écritures comptables.
